La Digital Workplace : Quelle plateforme pour qui ?
Crise sanitaire et télétravail oblige, de nombreuses entreprises ont été contraintes à se tourner vers le digital. Même suite au déconfinement, le recours aux digital workplaces s’est largement généralisé. Face au choix considérable de fournisseurs qui se positionnent sur le marché, Madras Editing pose la question : Quelle plateforme choisir pour votre communication interne ?
La digital workplace, « place de travail digitale » en français, est une plate-forme hybride qui rassemble un ensemble d’outils digitaux utilisés par une société : les mails, les messageries instantanées, les réseaux sociaux, les applications RH et professionnelles, les outils de réunions virtuelles, un agenda, etc. Faut-il se tourner vers les leaders du marché ou plutôt essayer des alternatives plus confidentielles ? Tout dépend de vos besoins.
Teams : La digital workplace du géant Microsoft
Lancé en 2016 par Microsoft, Teams compte en 2020 plus de 75 millions d’utilisateurs actifs au quotidien. Microsoft Teams, créé à destination des entreprises, est un espace de travail qui permet la collaboration et la communication en temps réel.
Les principales fonctionnalités ?
Teams propose un large éventail de fonctionnalités : programme de messagerie électronique, plateforme de messagerie instantanée, canaux de communication, appels audio et vidéo/ conférences audio et vidéo, outil de planning d’équipe, stockage et transfert de fichiers, calendrier partagé, réseau social d’entreprise, intégration des applications Office ( Word, Excel, Powerpoint, OneNote) et intégrations d’applications externes.
Les avantages ?
- Disponible dans 181 pays/ en 25 langues
- Abonnement tout inclus. Il n’existe pas de palier tarifaire lié au nombre d’utilisateurs
- Intégration de programmes familiers : Office 365 et Skype
- Utilisation de Teams sur Smartphone et sur l’ordinateur
- Choix entre version web ou logiciel à installer
- Le programme Office 365 permet le travail d’équipe : plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur un même projet
Les inconvénients ?
- Impossible d’intégrer les applications de tiers
- Impossible de faire des recherches dans les fichiers envoyés dans les conversations
- Les appels deviennent payants lorsqu’il n’y a pas de réseau internet
- Pas les mêmes fonctionnalités sur ordinateur que sur smartphone : l’application sur ordinateur ne permet pas de répondre à un message en particulier
Selon Camille, Community Manager dans une grande entreprise française spécialisée dans l’industrie agroalimentaire, Teams a totalement trouvé sa place dans l’écosystème de son entreprise : « Nous sommes aujourd’hui en présentiel et utilisons toujours Teams pour communiquer avec d’autres collaborateurs sur d’autres sites et dans d’autres régions. Certains de nos salariés sont en télétravail. Teams nous permet, ainsi, de faire des réunions à distance. Tout le monde a pris l’habitude de l’utiliser dans l’entreprise. D’ailleurs la plateforme propre à l’entreprise a presque disparu de l’usage quotidien de certaines personnes. La question se pose de savoir si l’entreprise la garde ou si elle sera remplacée par Teams. Pour l’instant, la direction laisse la possibilité aux collaborateurs d’utiliser les deux plateformes afin de ne pas chambouler l’organisation des salariés ». Pour Camille, Teams offre à son équipe une valeur éditoriale indéniable et permet de « collaborer sur des travaux sur le long terme. »
Slack : Le principal rival de Teams
Fondé en 2013 par le canadien Steward Butterfield, Slack est un système de messagerie instantanée basé sur des canaux de conversation. Ces derniers peuvent être organisés par projet, par équipe, par client ou sous toute autre forme de groupe. En 2020, l’application recense 12 millions d’utilisateurs actifs quotidiens.
Les principales fonctionnalités ?
Slack propose de nombreuses fonctionnalités intéressantes : Organisation des communications par canaux, messages instantanés, notifications personnalisées, un outil de @mention[1], appels audio et vidéo, historique consultable, partage de fichiers et intégrations d’applications de tiers.
Les avantages ?
- Communication instantanée
- Historique consultable par une fonction de recherche
- Intégration à d’autres outils et services : Slack s’intègre à plus de 1 500 applications externes (p.ex. Gmail, DropBox,Google Drive, Zoom, Outlook Calendar, Trello,…)
- Slack propose une version gratuite qui permet de conserver jusqu’à 5 Go sur sa plate-forme. La version gratuite autorise les appels à deux personnes en visio-conférence et intègre 10 applications tierces. Pour débloquer la limite de messages archivés, il faut choisir une version payante.
Les inconvénients ?
- Désorganisation des messages qui ne peuvent être classés par critères
- Sécurité des messages : l’historique complet des messages de chat est stocké sur les serveurs américains.
Pour Audrey, consultante junior en agence de communication, Slack remplit avant tout une mission de gestion de projets et d’organisation d’équipe : « Slack permet à tous nos collaborateurs internes et externes de suivre les projets. Ainsi, nous savons toujours à quelle étape se trouve une mission. L’application apporte l’opportunité d’économiser les messages des uns aux autres. »
Le sujet vous intéresse ? Lisez aussi : Discord, « le slack des joueurs » ?
G suite de Google : Un autre leader du marché
G suite est la suite d’applications intelligentes de Google. Auparavant connu sous le nom de Google Apps, la plateforme a été renommée G suite en 2016.
Les principales fonctionnalités ?
G Suite propose un large éventail d’applications : programme de messagerie électronique, plateforme de messagerie instantanée et de visioconférence, calendrier en ligne, espace de stockage et de partage de fichiers, suite bureaucratique ( avec un logiciel de de traitement de texte, tableurs, formulaires et présentations), service de création de sites internet et création de « to-do-list ».
Les avantages ?
- Transfert complet du stockage et du traitement des données dans un Cloud
- Intégration des outils externe ( par le G Suite Marketplace)
- Co-édition fluide de documents
Les inconvénients ?
- Requiert une connexion Internet rapide : la plateforme n’est que disponible en ligne
- La sécurité des données
D’après Audrey, consultante junior en agence de communication, « Google Suit sert de support à la production : c’est une boîte à outils et un espace de travail en partage. » Pour Audrey, « le principal avantage est que le travail d’équipe est facilement réalisable depuis chez moi ! C’est comme si la salle de réunion était en permanence dans mon ordinateur, avec toutes nos discussions archivées (bien pratique pour retrouver un lien ou une information) de même que tous les documents dont j’ai besoin pour travailler. »
Workplace : La déclinaison de Facebook
La plateforme de Facebook déclinée pour le monde du travail est disponible depuis octobre 2016. Initialement appelée Facebook at Work, elle a été renommée Workplace by Facebook, puis Workplace from Facebook. Il s’agit d’un espace dédié aux entreprises et à leurs employés permettant de faciliter la communication et la collaboration interne. En 2020, la plateforme compte 20 millions d’utilisateurs actifs mensuels.
Les principales fonctionnalités ?
On y retrouve les fonctionnalités habituelles de Facebook (profil, groupes, fil d’actualité, messagerie instantanée, événements) mais sous un angle professionnel.
Les avantages ?
- Facile d’utilisation : une solution familière
- Disponible dans plus de 100 langues
Les inconvénients ?
- Un outil ne permettant pas la co-édition d’un document
- Intégration réduite de services tiers
- Outil de recherche pas très performant : une recherche par conversation seulement
- La sécurité des données
Par qui ?
Workplace est utilisé par de nombreuses grandes entreprises dont Club Med, Renault Retail Group, Sncf…
Des alternatives moins connues ?
Wimi
Créée en 2020 par Lionel Roux et Antoine Duboscq, Wimi est une plateforme française de gestion de projet en ligne.Cette précision sur la nationalité peut paraître importante pour les acteurs de missions régaliennes. Wimi, accessible depuis l’ordinateur et mobile, permet à une équipe de collaborer en ligne et de centraliser toutes les données liées à un projet. Afin de faciliter le travail collaboratif, la plateforme propose de nombreuses fonctionnalités : partage de contenus ( fichiers, dossiers, liens), communication spontanée, planification de tâches, suivi des étapes, agenda partagé, organisation des réunions…… En 2019, Wimi a été choisie par l’Assemblée Nationale afin de permettre aux parlementaires de travailler de manière collaborative.
Pour Morgane, cheffe de projet éditorial et community manager en agence de communication, Wimi est devenu un outil indispensable qui simplifie l’organisation de son travail au quotidien : « Wimi permet de de faciliter le travail collaboratif à la fois en interne et avec nos clients. Tous les fichiers étant regroupés au même endroit, nous pouvons facilement retrouver les documents. La plateforme permet aussi d’échanger plus facilement des fichiers lourds. »
Zoho
Zoho, fondé par Sridhar Vembu en Inde en 1996, offre une alternative intéressante aux grands leaders du marché. Elle dispose plus de 50 applications couvrant les principales fonctions d’une digital workplace. La plateforme prime surtout par son offre collaborative : messagerie et calendrier, messagerie instantanée, réunions en ligne, suite bureaucratique en ligne et un réseau social d’entreprise.
Jamespot
Jamespot, plateforme collaborative française, a été fondé en 2005 par Alain Garnier, Mathieu Lluis et Paul Giraudon. Jamespot propose plusieurs fonctions: gestion de projet, réseau social, communication écrite, audio ou visio, messagerie, intégration d’applications externes, calendrier, « to-do-list » et diffusion de la newsletter interne.
[1] La @mention est une fonction qui permet de mentionner et d’informer une autre personne de votre poste en indiquant son nom d’utilisateur.